impactrapport 2021
Introductie
In 2015 lanceerden we CitizenLab met een duidelijk doel: besluitvorming meer participatief, inclusief en responsief maken. We bestaan inmiddels dus ruim zes jaar en we zijn ongelooflijk trots op alles wat we al hebben bereikt; meer dan 300 overheden hebben ons platform gebruikt om hun community's online te betrekken, ons team is van drie mensen gegroeid naar veertig en we zijn opgeschaald van één naar zes landen. En nog steeds hebben we zoveel plannen om onze impact uit te breiden en nieuwe participatiemodellen te ontwerpen!
Toen we begonnen met CitizenLab wilden we een antwoord geven op de volgende vraag: waarom zou participatie bij publieke besluitvorming beperkt moeten blijven tot een handjevol mensen die de tijd en (bewonderenswaardige) toewijding hebben om inspraakavonden bij te wonen?
Destijds waren veel overheden nog niet overtuigd van de waarde van participatie. Gelukkig is participatie geëvolueerd. En de afgelopen jaren zagen we met eigen ogen hoe overheden hun opvattingen en aanpak veranderden. Burgemeesters hebben de paradigmaverschuiving van een gesloten democratie naar een open democratie omarmd. Zij zijn zich steeds meer bewust van de noodzaak van inclusieve en participatieve besluitvorming om hun beleid te legitimeren en het vertrouwen van hun community's te winnen. We hoeven niet meer uit te leggen waarom we aan burgerparticipatie moeten doen. Overheden vragen zich nu af: hoe kunnen we de dialoog met onze inwoners online beter organiseren?
De coronapandemie heeft deze digitale make-over verder versneld. Sinds de uitbraak van het virus is er veel veranderd, zowel voor de overheden waarmee we werken als voor ons team bij CitizenLab. We werken nu in verschillende nieuwe landen, doordat we plotseling de mogelijkheid kregen om overheden aan de andere kant van de wereld te ontmoeten. Omdat we veel leren in nieuwe landen en omdat overheden burgerparticipatie sneller omarmen, hebben we ook onze gewenste impact verfijnd.
Wij zijn trots op de projecten die wij het afgelopen jaar hebben kunnen steunen – projecten die het niveau van burgerparticipatie omhoog hebben getild. Inclusieve projecten waarbij overheden maatwerk voor verschillende bevolkingsgroepen leverden. In dit verslag lees je over de impact die deze projecten hebben gehad en hoe ze onze ambitieuze doelstellingen voor het komende jaar mede hebben vormgeven.
Op naar nóg meer participatie in 2022.
Aline, Koen & Wietse
CitizenLabs missie
en de theorie van verandering
Recent hebben wij een uitgebreide veranderingstheorie ontwikkeld die aansluit bij onze missie om sterkere democratieën op te bouwen door de publieke besluitvorming meer inclusief, participatief en responsief te maken.
01
We bouwen voort op de Sustainable Development Goals (SDG's)
de beste universele standaard die er is. We richten ons in het bijzonder op SDG 16.7, "het verzekeren van inclusieve, participatieve, representatieve en responsieve besluitvorming.” Dat is precies het soort impact dat we bij CitizenLab proberen te creëren.
02
We kijken verder dan kwantiteit en meten ook kwaliteit.
Hoewel het belangrijk is om te kijken naar het aantal mensen dat deelneemt aan participatieprojecten, zegt dat alleen iets over hoeveel mensen iets te zeggen hadden. Het zegt niets over de invloed die zij hadden op daadwerkelijke beslissingen. Daarom meten wij beide.
03
We volgen vooruitgang
en gebruiken dat als kompas voor ons bedrijf. Met een jaarlijkse enquête peilen we de mening van overheden en deelnemers die ons platform hebben gebruikt, maar daar blijft het niet bij. We evalueren vooruitgang ook op maandelijkse basis.
En daarom bestaat ons Impact Measurement Framework uit de volgende onderdelen:
resultaten:
-
Hogere kwaliteit van de input
-
Meer participatieve agenda-setting
-
Hogere kwaliteit van het proces
Proces voor meer participatieve besluitvorming
resultaten:
-
Meer participanten in het proces
-
Meer representatieve participantengroep
-
Meer participatie per deelnemer
Input voor meer inclusieve besluitvorming
resultaten:
-
Betere feedback na deelname
-
Meer bestuurders die luisteren naar hun community
-
Efficiëntere verwerking van input
Output voor een meer responsieve besluitvorming
Impact meten: wat we hebben geleerd
Bij het meten van de impact van CitizenLab kijken we naar hoe participatief de besluitvorming was in de projecten van ons platform, hoe inclusief de besluitvormingsprocessen waren in de verschillende community’s en in hoeverre de overheden beslissen op basis van de input van de community.
In 2021 werden meer dan
2.000
projecten gelanceerd op CitizenLab platforms!
Om de impact van ons werk volledig te meten, stelden we aan al onze klanten vragen over de drie genoemde onderdelen. Op basis van feedback van meer dan de helft van de overheden met wie wij werken, stellen we vast dat we de grootste impact hadden op het meer participatief maken van de besluitvorming.
Hoe ziet dit er in de praktijk uit?
Ondersteunen van meer participatieve besluitvorming
De impact van CitizenLab begint bij het betrekken van meer mensen en bestuurders die luisteren naar wat er wordt gezegd. Mede dankzij ons platform meldden overheden dat de participatiegraad 12 keer hoger was en dat 88% van hun teams vaker in contact komt met de community. Het aanbieden van participatieopties helpt om vertrouwen op te bouwen, ongeacht of een overheid kiest om bewoners te raadplegen, te betrekken, met hen samen te werken of hen meer zeggenschap te geven. Om precies te zijn: participerende inwoners hebben gemiddeld 56% meer vertrouwen in de lokale overheid.
Om onze impact op een meer participatieve besluitvorming te meten, kijken we naar de volgende drie uitkomsten.
01
Hogere kwaliteit van de input
Hier stellen wij vervolgvragen over de ontvangen input. We kijken naar:
-
Relevantie: beantwoordt de input aan de vraag van de overheid?
-
Rechtvaardiging: is er bijbehorende argumentatie geleverd? (De ‘why’)?
-
Specificiteit: is er gezegd hoe het idee moet worden uitgevoerd? (De ‘how’)?
-
Taal: is het taalgebruik positief en productief?
Tot nu toe scoren de input en feedback op de CitizenLab-platforms het hoogst op relevantie en productief taalgebruik. Een hoog percentage van de participerende inwoners reageert op de vragen over hun woonplaats (in plaats van dat ze zelf ideeën indienen). En ze verwoorden hun idee op een positieve en productieve manier. In 2022 werken we aan manieren om deelnemers te helpen bij het onderbouwen van hun ideeën, zodat steden een betere manier hebben om de context en waarden achter de opgehaalde ideeën te begrijpen.
Wat ons het meest verbaasde: mensen zeggen niet even snel ‘ik vind het goed of niet goed’, maar ze onderbouwen hun mening. En zelfs negatieve opmerkingen zijn constructief." La Fondation Rurale de Wallonie (België)
VOORBEELD
La Fondation Rurale de Wallonie (België)
FRW is een door de overheid gefinancierde stichting die samenwerkt met plattelandsgemeenten in Wallonië. Hun project met de gemeente Perwez richt zich op het programma voor plattelandsontwikkeling. Op hun online participatieplatform delen ze 34 projecten die deel uitmaken van hun plattelandsontwikkelingsprogramma en vragen ze de belangrijkste stakeholders om commentaar te leveren op deze plannen. En ze moedigen hen aan om zo constructief mogelijk te zijn.
02
Meer participatieve agenda-setting
Veel overheden erkennen dat het belangrijk is dat community’s hun politieke agenda bepalen. Daarom gebruikten zij voor bottom-up participatie onze ideeënfunctie. Inwoners werden zo aangemoedigd om ideeën in te dienen voor verbeteringen aan hun lokale overheid, waardoor de traditionele participatie minder top-down werd. De voorstellen worden van grotere waarde als veel mensen meedoen aan de participatieplatforms, als er meer actieve vormen van participatie worden ingezet en als de ideeën lokaal zijn.
In 2021 gebruikten 25 gemeenten de bottom-up participatiefunctie en samen kregen zij meer dan
600
voorstellen!
VOORBEELD
Stad Nuuk (Groenland) en Stad San Isidro (Peru)
Overal ter wereld stimuleert het opstellen van bottom-up agenda's voor community’s de participatie. In het Groenlandse Nuuk en in San Isidro in Peru heeft onze voorstellenfunctie geholpen om het aantal participerende deelnemers te verhogen tot ongeveer 5.000 deelnemers per platform!
03
Hogere proceskwaliteit
Burgerparticipatie is meer dan een vinkje in een proces. Je moet het doelbewust en zinvol inzetten. Daarom kijken we ook naar de kwaliteit van de participatieprocessen voor de projecten die op ons platform worden gelanceerd. Hier zie je hoe we de kwaliteit beoordelen (in volgorde van belangrijkheid):
-
Doorlopend of op een tijdlijn: (aantal) fasen
-
Inzet: de gekozen methode bepaalt de invloed
-
Responsiviteit: aanwezigheid van toekomstige fasen
-
Transparantie: er wordt voldoende gebruikgemaakt van visuele informatie
-
Interne organisatie: aanwezigheid van een projectleider
-
Gebeurtenissen: synchrone gebeurtenissen worden gepland en getoond
VOORBEELD
Newham (Verenigd Koninkrijk)
Hoe zien goede kwalitatieve processen eruit? In Engeland startte Newham met bijeenkomsten waar alle inwoners ideeën konden indienen voor de belangrijkste prioriteiten per buurt waaraan de stad zou moeten werken. Na de fase met alle inwoners, werkte Newham vervolgens met kleinere werkgroepen om de ontvangen input te verwerken. Daarna deelden ze de uiteindelijke ideeën weer met de volledige community. Zo konden ze meer mensen bij het proces betrekken en tegelijkertijd tot zinvolle conclusies komen.
Ondersteunen van meer inclusieve besluitvorming
Tot enkele jaren geleden vonden veel mensen het moeilijk om mee te doen aan participatie-initiatieven. Dit kwam doordat vaak geen rekening werd gehouden met uiteenlopende werktijden, zorgtaken, toegang tot talen en een breed scala aan andere barrières.
Dit leidde ertoe dat de diverse perspectieven van de groepen in een community niet werden meegenomen in het besluitvormingsproces. Tegenwoordig werken overheden steeds vaker met meer toegankelijke processen, waaronder online participatie, om ervoor te zorgen dat de besluitvorming meer inclusief is. ‘Meer mensen laten deelnemen’ betekent dat we overheden hebben geholpen om een hogere mate van representativiteit te bereiken. Zo wordt hun besluitvorming rechtvaardiger en meer inclusief.
Om onze impact op meer inclusieve besluitvorming te meten, kijken we naar de volgende drie uitkomsten.
01
Meer participanten in het proces
Digitale participatie leidt gemiddeld tot 51% meer deelnemers. Dit betekent dat overheden niet meer hoeven te werken met de ‘tien altijd aanwezige deelnemers’ en juist kunnen luisteren naar een meer representatieve samenstelling van hun community. En hoewel betekenisvolle participatie meer inhoudt dan alleen een groot aantal deelnemers, kunnen inspanningen om meer deelnemers bij het proces te betrekken ook leiden tot een betere vertegenwoordiging.
Online participatie via CitizenLab leidt gemiddeld tot
12x
zoveel participatie
"Het CitizenLab platform helpt om meer deelnemers te betrekken bij besluitvormingsprocessen."
Gemeente Utrecht, Nederland
Gemiddelde beoordeling
0 = Helemaal niet mee eens, 10 = helemaal mee eens
02
Meer representatieve participantengroep
Hoewel wij, en de overheden die ons platform gebruiken, bewust omgaan met de persoonlijke gegevens die we verzamelen, vinden we het ook belangrijk om de diversiteit te meten van de deelnemers. Zo kunnen we betere vertegenwoordiging meten en garanderen. Overheden die een meer representatieve groep van hun community willen bereiken, gebruiken hiervoor verschillende strategieën. Denk bijvoorbeeld aan het combineren van online en offline methoden van participatie, het vertalen van materialen of het inzetten van tolken bij evenementen. En bijvoorbeeld ook het communiceren over hun projecten via verschillende leiders of belangrijke personen in de community.
In de stad Goes
zei tweederde van de
3.200
deelnemers aan het platform
dat ze nog nooit eerder hadden meegedaan aan het participatieproces van hun woonplaats.
Digitale participatie helpt overheden meer jongeren te bereiken:
60%
van de deelnemers aan de platforms van CitizenLab is jonger dan 45 jaar
03
Meer participatie per deelnemer
We willen niet alleen weten of meer mensen hun stem hebben laten horen dankzij ons platform. We willen óók weten of de participatie diepgaander en meer deliberatief was (ook wel "thick engagement" genoemd).
Deliberatieve methoden op ons platform zijn voorbeeld burgerbegrotingen die community’s doorgaans mondiger maken. Of ideeënvorming en online workshops om samen te werken met bewoners.
Hieronder zie je een overzicht van de populairste participatiemethoden van ons platform, in volgorde van populariteit:
We willen niet alleen weten of meer mensen hun stem hebben laten horen door ons platform, we willen ook weten of het engagement dieper en weloverwogener was (ook wel “thick engagement” genoemd). Meer deliberatieve methoden van betrokkenheid op ons platform kunnen voorstellen en participatieve budgettering omvatten om gemeenschappen te versterken, of ideevorming en online workshops om samen te werken met bewoners.
Hier is een overzicht van de populairste engagementmethoden van ons platform, in volgorde van populariteit:
702.871
Inputverzameling
(input, stemmen & reacties)
283.994
Consultatie
(enquêtes & peilingen)
33.788
Workshops
(deelnemers)
25.478
Burgerbegroting
(mandje)
6.025
Initiatieven
RAADPLEGEN
BIJ BETREKKEN
SAMENWERKEN
MACHTIGEN
OPTIE ANALYSE
IN KAART BRENGEN
IDEEN
ONLINE
WORKSHOPS
ENQUÊTE
PEILINGEN
VOORSTELLEN
PARTICIPATIEVE BEGROTING
Onze grootste impact, en de grootste interactie binnen de community, kwam van projecten die waren gericht op samenwerking door middel van ideeënvorming en online workshops. Ook belangrijk waren onze analyses op de input en het in kaart brengen van alle geleverde input.
"We zagen positieve en waardevolle interactie bij ons Fairground Avenue Park project. Deelnemers versterkten elkaars ideeën. Dit heeft onze ontwerper geholpen bij het maken van zijn designs voor het gebied."- Borough of Carlisle (Verenigde Staten)
VOORBEELD
Stad Lancaster (Verenigde Staten)
Het participatieteam van de Amerikaanse stad Lancaster combineerde traditionele participatiemethoden met online methoden. Bij de lancering van zijn platform waren al dertien keer meer deelnemers dan dat gebruikelijk was bij in fysieke inspraakavonden. En inmiddels heeft het Engage Lancaster platform meer dan 2.000 geregistreerde deelnemers die ideeën aandragen, input leveren, stemmen en opmerkingen plaatsen. Zo vormen zij de toekomst van hun eigen community. Bovendien is een groot deel van de deelnemers onderdeel van minderheidsgroepen die voorheen ondervertegenwoordigd waren in de participatiegesprekken.
Ondersteunen van een meer responsieve besluitvorming
Het is absoluut een goed begin als overheden projecten opzetten waarbij de community wordt betrokken en als inwoners daadwerkelijk meedoen. Maar overheden moeten idealiter het verhaal ook nog rond maken. Oftewel: overheden moeten ook zelf betere feedback delen met hun community en laten zien hoe hun input de besluitvorming heeft beïnvloed (of niet). Dit noemen we responsiviteit.
Om onze impact op het responsiever maken van de besluitvorming te meten, kijken we naar de volgende drie uitkomsten.
01
Betere feedback na participatie
Feedback is essentieel als je mensen het belang van hun participatie wilt laten zien. Zo werk je ook aan het vertrouwen in de overheid en moedig je deelnemers aan opnieuw mee te doen aan toekomstige projecten. Sommige overheden hebben dit gedaan door tijdens het hele proces via statusupdates individuele feedback te geven aan de deelnemers, terwijl andere overheden liever de resultaten bekendmaken als het project helemaal is afgerond. Zolang je maar laat zien hoe deelnemers het beleid beïnvloeden, is het goed.
Meer dan
50%
van de deelnemers
op de CitizenLab-platforms kreeg binnen 3 maanden feedback
en bij meer dan
50%
van alle voltooide projecten
deelden de overheden hun besluit met de community’s.
VOORBEELD
Stirling Council (Verenigd Koninkrijk) en
Stad Harderwijk (Nederland)
Je kunt feedback in verschillende stadia van je participatieproces verzamelen en delen. Zo gebruikte het Britse Stirling Council een enquête om inzicht te krijgen in hoe de community gebruikmaakt van stadsdiensten. Vervolgens goten de projectleiders de resultaten van de enquête in een zeer duidelijke en visuele infographic voor het publiek. En in Harderwijk gebruikte de stad de feedback van de bewoners om een visueel concept van een nieuw openbaar plein te maken. Dit visuele concept werd gebruikt voor een nieuwe feedbackronde.
02
Meer bestuurders die luisteren naar hun community
Voor succesvolle participatie is borging in de interne organisatie cruciaal, zowel voor ambtenaren als bestuurders. Daarom wil CitizenLab zo veel mogelijk stakeholders betrekken bij het proces – en ook zo vroeg mogelijk.
In 2021 waren op alle platformen van CitizenLab gezamenlijk
3.000
actieve admins en projectleiders.
Onze ambtenaren luisteren naar de community, maar ze kunnen het niet altijd eens zijn met alle input. We moedigen het insturen van ideeën aan en onze gemeenteraad luistert graag. Vervolgens is het heel belangrijk om te communiceren waarom iets niet kan en om de dialoog open te houden. De impact van participatie vergroot als je fanatieke deelnemers hebt en als de tijdlijn van het proces duidelijk en transparant is."
Oosterhout, Noord-Brabant
VOORBEELD
Politie Kopenhagen (Denemarken)
Het werk van de politie is bij participatieprojecten verreweg het meest betwiste onderwerp. Daarom lanceerde de politie van Kopenhagen een burgerraad en een digitaal participatieplatform voor meer dialoog en reflectie tussen de politie-afdeling en de inwoners van de stad. Het platform is bewust persoonlijk gemaakt door bij elke projectbeschrijving een introductievideo en foto's van de lokale agenten te tonen. Zo laten ze zien wie van het departement luistert.
03
Efficiëntere inputverwerking
Het lanceren van een participatie-initiatief en het verzamelen van ideeën en feedback is stap één – het verwerken van de input is een tweede. Om het zo gemakkelijk en efficiënt mogelijk te maken, helpt het platform van CitizenLab overheden bij het categoriseren, verwerken en analyseren van de verzamelde ideeën om te bepalen welke het belangrijkst zijn voor een gemeenschap.
De Youth for Climate beweging in België kon voor beleidsmakers meer dan
1.700
ideeën
bundelen tot vijftien duidelijke, gestructureerde prioriteitsgebieden.
VOORBEELD
Stad Leuven (België)
De Belgische stad Leuven gebruikte de insights-functie van CitizenLab in verschillende fasen van een project. De stad werkt voortdurend aan het aanscherpen van zijn hoofdproject, waar Leuven al meer dan 2.000 ideeën heeft verzameld. Zo verwerkt Leuven gemakkelijk de input over specifieke onderwerpen, zoals het plaatsen van openbare bankjes.
Wil je je eigen impact meten?
We hebben een gids om je daarbij te helpen!
Doelen voor 2022
Terugkijkend op onze kwantitatieve impactmeting concluderen we dat onze grootste impact is dat we overheden helpen bij het participatief maken van hun besluitvorming. We hebben hen geholpen meer en betere processen op te starten, iets wat zonder online participatieplatform niet was gelukt. En de overheden waarmee we samenwerken vinden ook zelf dat hun participatiewerk een hoge impact heeft, omdat meer inwoners van de community deelnamen aan de participatie-initiatieven en meer bestuurders luisterden naar de deelnemers.
Met de kennis van 2021 in het achterhoofd willen we in 2022 op onderstaande manieren onze impact verder vergroten:
-
Inclusiviteit
Om ervoor te zorgen dat besluitvorming inclusief is, is het belangrijk dat mensen uit verschillende bevolkingsgroepen worden uitgenodigd om deel te nemen aan participatieprojecten. Daarom is ‘DEI’ (diversity, equity, and inclusion) onmisbaar geworden bij.
In 2022 zal CitizenLab overheden verder helpen bij het bereiken van een divers publiek. Hiervoor ontwikkelen we tools die overheden helpen om doelgericht aan de slag te gaan op basis van het onderwerp, de reikwijdte en het projectgebied. Ten tweede zullen we integraties bouwen waarmee inwoners input kunnen delen via kanalen buiten het CitizenLab-platform, bijvoorbeeld via sms. Ten derde helpen we beleidsmakers bij het prioriteren van input op basis van wie wel en wie niet heeft deelgenomen.
-
Participatief
Participatieprojecten en -processen zijn de hoekstenen van elk participatieplatform. De meeste inwoners zijn niet direct geïnteresseerd in de publieke besluitvorming zelf, maar worden getriggerd om deel te nemen aan een specifiek onderwerp of probleem dat hen aan het hart gaat. De afgelopen jaren hebben we voor elk van de landen waarin we werken belangrijke use cases geïdentificeerd die de betrokkenheid in community’s vergroten. In 2022 zetten we onze expertise in om nog betere use cases te maken. En we blijven onze participatietools uitbreiden, bijvoorbeeld voor deliberatie.
-
Responsief
Om de input van de community een vast onderdeel te laten worden in het besluitvormingsproces, moet het stadsbestuur relevante inzichten krijgen over wie deelneemt aan welke onderwerpen. Daarom investeren we ook in 2022 in bruikbare rapportages en maken we een koppeling met de strategische langetermijnplannen van lokale overheden. We vullen ook de data van ons eigen platform aan met externe informatiebronnen, zowel publiek toegankelijke bronnen als data van de overheden zelf (voor zover zij dat toestaan).
Impactdoelen 2022
Inclusief
500.000+
geëngageerde burgers
Participatief
5.000+
projecten
Snel Reagerend
2.000+
geïnformeerde beslissingen